હવે ફરિયાદીઓએ SMCમાં ધક્કા નહીં ખાવા પડે:સુરત મનપામાં મુલાકાતીઓના પ્રશ્નોના ઝડપી નિરાકરણ માટે સ્માર્ટ હેલ્પ ડેસ્ક અને કલર કોડિંગ સિસ્ટમની શરૂઆત કરાઈ

સુરત મહાનગરપાલિકાના વહીવટી તંત્રને વધુ ગતિશીલ, પારદર્શક અને ટેકનોલોજી સભર બનાવવા માટે મ્યુનિસિપલ કમિશનર એમ. નાગરાજન દ્વારા એક અભૂતપૂર્વ પહેલ કરવામાં આવી છે. સામાન્ય નાગરિકો જ્યારે પોતાની રજૂઆત લઈને કમિશનર કચેરીએ પહોંચે છે, ત્યારે તેમની સમસ્યાઓનું નિરાકરણ ઝડપથી આવે અને વહીવટી પ્રક્રિયામાં ક્યાંય વિલંબ ન થાય તે હેતુથી વિઝીટર હેલ્પ ડેસ્ક શરુ કરવામાં આવ્યું. PA બ્રાન્ચ અને ઝોન વચ્ચે સીધું સંકલન અત્યાર સુધી મુલાકાતીઓ પોતાની ફરિયાદ લઈને આવતા ત્યારે અરજી કયા વિભાગમાં છે અથવા તેની પર શું કાર્યવાહી થઈ તેનું ટ્રેકિંગ કરવું મુશ્કેલ બનતું હતું. હવે આ જવાબદારી સીધી કમિશનરની PA બ્રાન્ચને સોંપવામાં આવી છે. PA બ્રાન્ચ હવે હેલ્પ ડેસ્ક અને વિવિધ ઝોન ઓફિસો વચ્ચે સેતુ તરીકે કામ કરશે. દરેક ફરિયાદની જવાબદારી જે-તે અધિકારીની નક્કી કરવામાં આવશે, જેથી કોઈ પણ રજૂઆત ફાઈલોના ગંજમાં અટવાઈ ન જાય. સાંજે 4 થી 6 વાગ્યાનો સમય ખાસ મુલાકાતીઓ માટે અનામત મ્યુનિસિપલ કમિશનરને મળવા માટે અઠવાડિયા દરમિયાન સરેરાશ 200 થી વધુ મુલાકાતીઓ આવતા હોય છે. ખાસ કરીને સોમવારે રજૂઆતકર્તાઓનો ભારે ધસારો રહે છે, જેમાં એક જ દિવસે અંદાજે 60 થી વધુ લોકો પોતાની સમસ્યાઓ લઈને આવે છે. નાગરિકોનો સમય ન બગડે તે માટે વહીવટી તંત્રએ સોમવારે સાંજે 4 થી 6 વાગ્યાનો સમય ખાસ મુલાકાતીઓ માટે અનામત રાખ્યો છે. આ સમયગાળા દરમિયાન કમિશનર અને સંબંધિત અધિકારીઓ માત્ર લોકોની રજૂઆતો સાંભળવા અને તેના નિકાલ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરશે. આ નવી સિસ્ટમની સૌથી મોટી વિશેષતા ફરિયાદોનું 'કલર કોડિંગ' દ્વારા વર્ગીકરણ છે. આ પદ્ધતિથી કમિશનર એક નજરમાં જાણી શકશે કે કયા પ્રકારની સમસ્યાઓ વધુ છે. મુલાકાતીના દસ્તાવેજોને સ્કેન કરીને ડિજિટલ રેકોર્ડ પર લેવાશે વહીવટી સુધારણાના ભાગરૂપે માહિતી ટેકનોલોજી (IT) નો મહત્તમ ઉપયોગ કરવામાં આવી રહ્યો છે. હવેથી હેલ્પ ડેસ્ક પર આવતા દરેક મુલાકાતીના દસ્તાવેજોને સ્કેન કરીને ડિજિટલ રેકોર્ડ પર લેવામાં આવશે. જો કોઈ નાગરિક અગાઉ પણ તે જ ફરિયાદ લઈને આવ્યા હોય, તો સિસ્ટમ તરત જ જૂનું સ્ટેટસ બતાવશે. અગાઉની મુલાકાત વખતે કયા અધિકારીએ શું સ્ટેટસ આપ્યું હતું તેની ચકાસણી સેકન્ડોમાં થઈ શકશે, જેથી ખોટા બહાનાબાજીને કોઈ અવકાશ રહેશે નહીં. માત્ર ફરિયાદ નોંધવી પૂરતી નથી, પરંતુ તેનું નિરાકરણ આવ્યા પછી નાગરિક સંતુષ્ટ છે કે નહીં તે જાણવા માટે 'ફીડબેક' લેવાની વ્યવસ્થા પણ શરૂ કરવામાં આવી છે. આ ફીડબેકના આધારે જે-તે વિભાગની કાર્યક્ષમતાનું મૂલ્યાંકન કરવામાં આવશે. વિઝિટર હેલ્પ ડેસ્કની શરૂઆત કરવામાં આવી કમિશનર એમ નાગરાજ ને જણાવ્યું હતું કે, સુરત મહાનગરપાલિકા તરફથી મ્યુનિસિપલ કમિશનરને મળવા માટે જે નાગરિકો આવે છે, એમને સુવિધા માટે એક વિઝિટર હેલ્પ ડેસ્કની શરૂઆત કરવામાં આવી છે. મ્યુનિસિપલ કમિશનરની ઓફિસની સીધી દેખરેખમાં આ કામગીરી કરવામાં આવશે. એમાં સામાન્ય કમ્પ્લેન હોય અથવા ગ્રાન્ટની રજૂઆત હોય કે કામની માંગણી હોય અથવા શુભેચ્છા મુલાકાત હોય, ગમે તે પ્રશ્ન હોય, એના નિરાકરણ માટે વિભાગ પાસેથી જવાબો માંગવામાં આવશે. આ ઓનલાઇન સિસ્ટમથી ટ્રેકિંગ થાય અને એનું અપડેટ દરેક નાગરિકને SMS અને WhatsApp થી પણ મળે. આના કારણે નાગરિકોને વારંવાર ધક્કા ના ખાવા પડે અને એક વખત રજૂઆત થાય તો એનું નિરાકરણ કાયદાકીય રીતે થઈ જાય અને એનો જવાબ નાગરિકોને મળતો થઈ જાય, એના માટે આ વિઝિટર હેલ્પ ડેસ્કની શરૂઆત કરવામાં આવી છે.